Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist:

entneo UG (haftungsbeschränkt)
Donaustraße 44, 12043 Berlin
Geschäftsführer: Christoph Hahn

Telefon: +49 174 2095971
E-Mail: hi@service-win.de

Amtsgericht Charlottenburg, HRB 268903 B
USt-IdNr.: DE451877052

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Nutzung der Software-as-a-Service-Plattform “Servicewin”, erreichbar unter app.service-win.de sowie für die Servicewin installierbare Progressive Web App (PWA).

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, BDSG, TDDDG). Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt (TLS 1.2/1.3).

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Rechtliche Verpflichtung
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigte Interessen
• Art. 28 DSGVO – Auftragsverarbeitung

5.1 Daten der Nutzer (Kunden von Servicewin)

• Stammdaten: Name, E-Mail, Telefonnummer, Firmenname
• Rechnungsdaten: Anschrift, USt-IdNr., Zahlungsinformationen
• Zugangsdaten: Passwort-Hash, Authentifizierungs-Token
• Nutzungsdaten: Login-Zeitpunkte, IP-Adresse, technische Metadaten

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

5.2 Daten der Endkunden unserer Nutzer

Über Servicewin verarbeiten unsere Nutzer (Reinigungsunternehmen, Facility-Service-Anbieter etc.) personenbezogene Daten ihrer eigenen Endkunden, Mitarbeiter, Subunternehmer und Geschäftspartner. Hierfür sind unsere Nutzer datenschutzrechtlich verantwortlich (Art. 4 Nr. 7 DSGVO).

Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Dazu gehören typischerweise:

• Name, Anschrift, Kontaktdaten
• Auftrags- und Leistungsdaten
• Standortdaten (Einsatzorte)
• Zahlungsinformationen
• Mitarbeiter- und Einsatzdaten

5.3 Optional verbundene E-Mail-Postfächer über Nylas

Verbindet ein berechtigter Nutzer ein Postfach, verarbeitet Servicewin über Nylas die für die Inbox-Funktionen erforderlichen Postfachdaten. Dazu können E-Mail-Adressen, Absender- und Empfängerdaten, Betreff, Nachrichtentext, Anhänge, Ordner- und Nachrichtenkennungen sowie technische Versand- und Empfangsmetadaten gehören.

• Zweck: Nachrichten anzeigen, senden, beantworten und in Ordner verschieben
• Umfang: nur die beim Verbindungsdialog freigegebenen Postfachberechtigungen
• Verarbeitung über die Nylas-API api.eu.nylas.com; tatsächliche Region und Supportzugriffe sind in der Anbieter-Anlage zu bestätigen
• Beim Trennen wird der Nylas-Grant gelöscht; gesetzliche Aufbewahrungspflichten für bereits in Servicewin übernommene Geschäftskorrespondenz bleiben unberührt

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO; Verarbeitung im Kundenauftrag gemäß Art. 28 DSGVO.

Servicewin verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies und lokale Speicherung. Diese sind erforderlich für:

• Login-Session (Supabase Auth-Cookies)
• CSRF-Schutz
• Spracheinstellungen

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO

Es werden keine Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies gesetzt. Ein Cookie-Banner ist daher nicht erforderlich.

Zur Bereitstellung von Servicewin nutzen wir folgende Dienstleister. Soweit eine Auftragsverarbeitung vorliegt, bestehen entsprechende Vereinbarungen gemäß Art. 28 DSGVO. Die abgeschlossenen Anbietervereinbarungen sind intern dokumentiert.

Supabase Inc.

Datenbank, Authentifizierung und Dateispeicher

USA; produktive Datenbank: Sydney, Australien (ap-southeast-2)

AVV/DPA abgeschlossen. Die für Australien und weitere Zugriffe geltenden Transfergarantien ergeben sich aus den Vertragsunterlagen und sind auf Anfrage erhältlich.

Anbieterinformationen

Vercel Inc.

Hosting und serverseitige Verarbeitung

USA; zuletzt geprüfte Functions-Region iad1; weitere Infrastruktur laut Anbieter

AVV/DPA abgeschlossen. Die für die eingesetzten Regionen geltenden Transfergarantien ergeben sich aus den Vertragsunterlagen und sind auf Anfrage erhältlich.

Anbieterinformationen

Sendinblue SAS (Brevo)

Transaktions-E-Mails, Einladungen und Vermittlungsbenachrichtigungen

Frankreich; weitere Verarbeitungsorte gemäß eingesetzter Leistung und Anbieterunterlagen

AVV abgeschlossen. Für etwaige Drittlandzugriffe gelten die im Vertrag festgelegten Garantien; nähere Angaben auf Anfrage.

Anbieterinformationen

Google Workspace – Google Cloud EMEA Limited

E-Mail-Kommunikation sowie Ablage und gemeinsame Bearbeitung von Kundendokumenten; soweit diese Daten im Kundenauftrag verarbeitet werden. Betroffen sind Kontakt-, Kommunikations-, Dokumenten- und Dateidaten.

Irland; internationale Google-Infrastruktur. Weitere Verarbeitungsorte abhängig von den genutzten Diensten, der Workspace-Konfiguration und den Google-Unterauftragnehmern. Keine pauschale Zusage einer ausschließlichen EU-Verarbeitung.

Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen und intern dokumentiert. Maßgeblich sind der Workspace-Vertrag und das Google Cloud Data Processing Addendum einschließlich der jeweils anwendbaren Transferregelungen; konkrete Garantien auf Anfrage.

Anbieterinformationen

Nylas, Inc.

Optional: verbundene Kundenpostfächer

USA; Anwendung nutzt den europäischen API-Endpunkt. Weitere Verarbeitungsorte und Supportzugriffe gemäß Anbieterunterlagen.

AVV/DPA abgeschlossen. Region und konkrete Transfergarantien der verbundenen Leistung auf Anfrage.

Anbieterinformationen

sipgate GmbH

Optional: Telefonie und Anrufdaten; Auftragsverarbeitung soweit vertraglich einschlägig

Deutschland; weitere Verarbeitungsorte abhängig von der eingesetzten Telekommunikationsleistung

Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen. Die datenschutzrechtliche Rolle und etwaige Transfergarantien richten sich nach der konkreten Telefonieleistung.

Anbieterinformationen

Die versionierte Unterauftragnehmer-Anlage beschreibt die im Kundenauftrag eingesetzten Leistungen. Geplante Änderungen werden nach den Vorgaben des AVV mitgeteilt.

Google Workspace wird außerdem für die eigene geschäftliche E-Mail-Kommunikation und die Bearbeitung von Kontakt- und Supportanfragen eingesetzt. Dabei verarbeiten wir Kontaktdaten und die übermittelten Kommunikationsinhalte zur Bearbeitung der Anfrage und Vertragsabwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) beziehungsweise aufgrund unseres berechtigten Interesses an geschäftlicher Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Für eigene Registrierungs- und Betriebszwecke werden bei Konfiguration zusätzlich Slack (Name, E-Mail, Telefonnummer und Firma in Registrierungsbenachrichtigungen) und Cloudflare Turnstile (Bot-Prüfung mit technischen Anfragedaten) genutzt. Diese Verarbeitungen dienen dem internen Betrieb beziehungsweise der Abwehr automatisierter Zugriffe; Kundendaten im Auftrag werden nicht allein deshalb an diese Dienste übermittelt. Erforderliche Anbietervereinbarungen und Transfergrundlagen werden intern dokumentiert.

Soweit Daten in Drittländer (insbesondere USA) übertragen werden, erfolgt dies auf Grundlage:

• Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO
• Anwendbare Angemessenheitsbeschlüsse, bei US-Empfängern nur soweit die konkrete Zertifizierung und Verarbeitung tatsächlich erfasst sind

• Account-Daten: für die Dauer des Nutzungsverhältnisses + 90 Tage zur Datenrückgabe
• Jahresabschlüsse und bestimmte steuerlich relevante Unterlagen: grundsätzlich 10 Jahre; Buchungsbelege: grundsätzlich 8 Jahre; Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen: regelmäßig 6 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB). Längere Fristen im Einzelfall bleiben möglich.
• Sicherheits- und Serverprotokolle: nur so lange, wie dies für Betrieb, Fehleranalyse und Abwehr von Angriffen erforderlich ist; die konkrete Dauer richtet sich nach System und Providerkonfiguration
• Sicherungskopien: nach den im jeweiligen Hosting-Tarif konfigurierten Sicherungs- und Wiederherstellungsfristen
• Nachweise des Vertragsschlusses (AGB/AVV) und Kenntnisnahme der Datenschutzhinweise: für die Vertragsdauer und regelmäßig drei Jahre ab Ende des Jahres, in dem das Vertragsverhältnis beendet wurde; bei laufenden Ansprüchen oder gesetzlichen Nachweispflichten bis zu deren Abschluss

Fachliche Daten werden nach Ablauf des jeweiligen Zwecks und entgegenstehender Aufbewahrungspflichten gelöscht oder anonymisiert. Abgelaufene Freigabe-Snapshots werden spätestens 30 Tage nach Ablauf entfernt. Lösch-, Berichtigungs- und Einschränkungsanfragen können in den Kontoeinstellungen protokolliert eingereicht werden.

Servicewin kann direkt aus einem unterstützten Browser als Progressive Web App auf dem Endgerät installiert werden. Die Installation erfolgt derzeit nicht über einen App Store.

• Lokale Speicherung der Installations- und Darstellungspräferenz
• Zwischenspeicherung statischer App-Bestandteile durch den Service Worker
• Keine Offline-Speicherung fachlicher Kunden- oder Auftragsänderungen

Die PWA nutzt dieselben Server, Konten und Verarbeitungszwecke wie die Web-Plattform. Sie erhebt durch die Installation keine zusätzlichen Gerätekennungen und versendet derzeit keine Push-Benachrichtigungen.

Es gelten dieselben Verarbeitungsgrundsätze wie für die Web-Plattform.

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter hi@service-win.de.

Zuständige Aufsichtsbehörde:
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin
mailbox@datenschutz-berlin.de

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO ein:

• TLS-Verschlüsselung (TLS 1.2/1.3) für alle Datenübertragungen
• Verschlüsselte Speicherung von Passwörtern (Hashing)
• Row Level Security in der Datenbank (Mandantenfähigkeit)
• Rollenbasiertes Berechtigungssystem
• Regelmäßige Sicherheitsupdates
• Tarifabhängige Sicherungen und dokumentierte Wiederherstellungsprüfungen
• Zugangsbeschränkungen zu Produktionssystemen

Arbeitgeber verarbeiten Mitarbeiter-, Einsatz-, Zeit- und Abrechnungsdaten als eigene Verantwortliche, insbesondere zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses nach § 26 BDSG. Servicewin verarbeitet diese Daten ausschließlich im Auftrag. Arbeitgeber müssen ihre Beschäftigten über Zwecke, Empfänger, Zugriffsberechtigungen, Speicherdauer und Betroffenenrechte informieren und die Erforderlichkeit jeder Datenkategorie prüfen.

Eine gesonderte Übersicht steht unter Beschäftigtendatenschutz.

Soweit unsere Nutzer personenbezogene Daten ihrer Endkunden, Mitarbeiter oder Partner in Servicewin verarbeiten, sind sie datenschutzrechtlich Verantwortliche. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung unserer Nutzer auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) einschließlich TOMs und Unterauftragnehmern.

Beim Aufruf der Plattform werden technisch erforderliche Daten in Logfiles gespeichert:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit
• Referrer-URL
• Browsertyp und -version
• Betriebssystem
• Hostname

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (technischer Betrieb, Fehleranalyse und IT-Sicherheit). Protokolle werden nach Wegfall dieser Zwecke gelöscht; abweichende gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

Bei Kontaktaufnahme per E-Mail werden Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage gespeichert. Speicherdauer: 3 Jahre nach letztem Kontakt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Bearbeitung).

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen unserer Dienste anzupassen. Über wesentliche Änderungen informieren wir die Nutzer per E-Mail oder in der App.

entneo UG (haftungsbeschränkt)
Donaustraße 44, 12043 Berlin
E-Mail: hi@service-win.de
Telefon: +49 174 2095971

Antwortzeit: in der Regel innerhalb von 7 Tagen, vollständige Bearbeitung gemäß Art. 12 Abs. 3 DSGVO innerhalb von einem Monat.